Obligation d’une caisse enregistreuse en restauration ?

Caisse enregistreuse obligatoire dans les restaurants loi obligation solution

La loi pour les caisses enregistreuses en restauration

La loi sur les caisses enregistreuses en restauration a été votée par l’Assemblée nationale en 2017, cette réglementation est encore valable aujourd’hui. L’article 88 impose aux commerçants et restaurateurs français l’utilisation d’un logiciel de caisse sécurisé.

Je cite : “Satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.”

L’équipe de Market Inspector a créé pour vous cette infographie. Elle synthétise les aspects à retenir pour comprendre si l’on est en règle avec la caisse enregistreuse de son restaurant.

Infographie pour les caisses enregistreuses obligatoires en restauration

Infographie : Caisse enregistreuse obligatoire en restauration

Comprendre la loi sur l’obligation de la caisse enregistreuse dans un restaurant

Vous vous en êtes sûrement aperçu, depuis quelques années, l’État français est impliqué dans une guerre à la fraude fiscale qui n’épargne pas les restaurants.

Les médias ont beaucoup parlé des enquêtes menées chez les grandes entreprises internationales comme Google, Amazon ou Booking.com. Elles ont rapporté à l’Etat des centaines de millions d’euros.

Mais les grandes entreprises ne sont pas les seules à chercher à éviter les impôts. Au contraire, selon Bercy, la première source de fraude fiscale correspond aux caisses enregistreuses pour restaurants et pour magasins qui permettent des fraudes à la TVA.

Lutte contre la fraude fiscale en restauration

La fraude à la TVA est estimée à 14 milliards d’euros par an selon la Commission européenne. En octobre 2015, Bercy a travaillé sur une série de mesures qui sont entrées en vigueur dès 2018 et toujours valable en 2020.

Ainsi, les restaurateurs devront s’équiper d’un logiciel de caisse sécurisé et respecter les conditions suivantes :

  • Remettre l’ensemble des Z de caisse (ou RAZ) quotidien édité avec la caisse enregistreuse
  • Donner l’ensemble des duplicatas des tickets de caisse sur une période de 6 ans
  • Fournir l’accès à une bande de contrôle permettant de suivre chaque action menée sur la caisse.

En cas de contrôle du restaurant, une attestation de l’éditeur du logiciel de caisse sera réclamée.

Les restaurateurs face à cette obligation

L’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse certifiée est destinée à l’ensemble du secteur de la restauration HCR. En France, toute société assujettie à la TVA et utilisant un logiciel d’encaissement est soumise à cette obligation.

L’utilisateur d’une caisse enregistreuse aura l’obligation de détenir un certificat de conformité NF 525 ou d’auto certification lui permettant de justifier la conformité de sa caisse lors du passage d’un contrôleur fiscal dans son établissement (restaurant/bar/brasserie…).

Les commerçants et restaurateurs qui utilisent un système d’encaissement non doté de logiciel ne seront pas forcés officiellement à se doter d’une caisse enregistreuse.

C’est le cas de tous les commerçants et restaurateurs qui, par exemple, rédigent leurs factures manuellement, réalisent leur comptabilité avec des tableaux Excel, ne calculent pas leur solde journalier ou utilisent encore une caisse enregistreuse numérique.

Quels sont les risques pour les restaurateurs ?

Dans le cas d’un contrôle, si la caisse enregistreuse utilisée dans votre restaurant n’est pas certifiée, les risques sont très importants. La caisse peut être vérifiée en cas de contrôle fiscal ou lors d’une simple visite d’un contrôleur pour vérifier de l’utilisation d’un logiciel de caisse conforme.

La vérification est très rapide, le contrôleur va vous demander de fournir le certificat de votre logiciel. Ce certificat vous est délivré par l’AFNOR (avec le logo NF) ou par l’éditeur de votre logiciel de caisse enregistreuse.

Si vous ne possédez pas de certificat, le contrôleur va immédiatement verbaliser. Le montant de la première amende est défini à 7500 euros. Puis, il va vous donner une obligation de mise en conformité sous 60 jours.

Cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

À partir du 1er janvier 2018, il devient donc obligatoire l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Ils devront être attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

Comment être aux normes en restauration en 2020 ?

Comment être aux normes obligation en restauration

Si vous utilisez un logiciel et vous n’êtes pas sûrs d’être aux normes, ne prenez pas de risques et consultez votre comptable. Dans certains cas, les restaurateurs pourront se mettre en conformité avec cette nouvelle obligation grâce à une simple mise à jour de leur logiciel de caisse enregistreuse, dans le cadre d’un contrat de maintenance souscrit lors de l’achat du logiciel.

Par contre, si vous vous servez d’un logiciel de caisse gratuit ou programmable par l’utilisateur, vous serez forcés de changer de logiciel ou même de système d’encaissement.

La loi, en cas de contrôle, demande à tous les commerçants, dont les restaurateurs, assujettis à la TVA de fournir aux autorités fiscales un fichier des écritures comptables (FEC) contenant tous les :

  • Z de caisse quotidiens
  • bordereaux de caisse
  • copies des tickets de caisse des 6 dernières années

Alors qu’un logiciel de caisse sécurisé fournit ces données de manière facile, automatique et libère les restaurateurs de toute responsabilité. Rédiger un fichier FEC prend beaucoup de temps et requiert d’être expert en comptabilité.

On parle donc de “caisse enregistreuse obligatoire” car la grande majorité des restaurateurs seront forcés à passer à une caisse enregistreuse moderne pour éviter des problèmes avec les autorités.

La norme NF525 et la certification de l’éditeur de logiciel

Au moment des contrôles, les commerçants seront tenus de fournir un certificat d’homologation du logiciel. Deux types de documents seront acceptés :

  • un certificat de conformité émis par un organisme accrédité
  • l’auto-certification de l’éditeur

L’auto-certification est le document avec lequel un éditeur atteste pour le public que son produit est conforme à la loi. Il s’agit d’une déclaration de responsabilité de l’éditeur qui devient donc responsable face à la loi pour la mise en commerce d’un logiciel non-sécurisé.

Le certificat qui est en train de se diffuser le plus rapidement est connu comme norme NF525 et est développé par Infocert, une société de certification, en collaboration avec d’autres acteurs du secteur de l’encaissement.

En réalité il ne s’agit pas d’une norme, mais d’une marque qui permet au restaurateur de démontrer son honnêteté et l’intégrité des données enregistrées.

La NF525 n’est pas mentionnée dans la loi et ne représente donc pas la seule certification possible.

Ce détail est important, surtout pour les petits budgets car les produits certifiés NF525 présentent normalement des prix bien plus élevés que les autres produits disponibles sur le marché.

Ne prenez pas de risques : consultez votre comptable et renseignez-vous sur les produits disponibles auprès d’un expert en caisses enregistreuses et logiciels pour la restauration.

Solutions de caisse enregistreuse pour un restaurant

Pour les restaurant souhaitant se mettre en conformité, Il existe plusieurs solutions. Nous allons regarder ensemble ce qui est généralement proposé sur le marché de la caisse enregistreuse pour un restaurant.

Dans un premier temps, deux types de services sont proposés, soit un achat de logiciel de caisse soit une location. Regardons plus en détail les avantages de chacun :

  1. Pour l’achat d’une caisse enregistreuse dans votre restaurant, vous avez l’avantage de payer immédiatement votre matériel et votre logiciel, vous n’avez donc pas d’abonnement ni de mensualité à payer. Très souvent lors de l’acquisition, vous bénéficiez d’un an d’assistance et de mises à jour. Cette solution revient souvent à plusieurs milliers d’euros au départ pour l’acquisition.
  2. Pour la location, l’avantage est souvent de réduire le coût de l’investissement de départ, généralement, vous pouvez louer l’ensemble du matériel + logiciel ou encore mieux, acheter le matériel (quelques centaines d’euros, par exemple imprimante + tiroir-caisse) et ensuite opter pour l’abonnement au niveau du logiciel de caisse enregistreuse.

Aujourd’hui, lorsque vous achetez votre caisse enregistreuse, au bout d’un an, vous serez dans l’obligation de suivre l’évolution des règles NF525.

De plus il y aura le renouvellement des certificats à reprendre tous les ans et l’accès aux mises à jour est souvent très coûteux. Sur quelques années cela rend le coût beaucoup plus élevé que la location qui englobe l’ensemble des services pour un coût définit à la base.

Shopcaisse compatible avec tous les activités de la restauration

Solution de caisse enregistreuse en restauration par Shopcaisse

L’équipe ShopCaisse propose aujourd’hui un logiciel de caisse enregistreuse nouvelle génération certifié NF525 et une application complète sur tablette Apple et qui va s’adapter à tous les types d’établissements. Cette société compte aujourd’hui plus de 1 500 clients en France et en Belgique.

Voici l’offre proposée par ShopCaisse :

  • Matériel en achat : 328 euros HT (Imprimante ticket Ethernet + Configuration + Tiroir-caisse).
    Abonnement pour le logiciel certifié NF525 : 19 euros HT / mois pendant 6 mois puis 39 euros HT / mois ensuite.

Outre le logiciel qui est très performant et simple d’utilisation, l’offre proposée est très complète. Vous avez tous les services inclus sans surprise lors d’une intervention d’un technicien. L’abonnement contient les mises à jour, l’assistance complète ainsi que les applications sur iPhone pour consulter les statistiques à distance ou prendre les commandes en salle pour la restauration.

Vous pouvez visiter leur site internet shopcaisse.com pour tester gratuitement l’application et les services pendant 1 mois.

Tiller Systems la caisse enregistreuse connectée pour restaurant

Tiller est un système de caisse enregistreuse connectée pour restaurant

La caisse enregistreuse, difficile pour les restaurateurs de s’en passer, tant pour des raisons légales que pratiques. Bien que celle-ci soit chère, encombrante et souvent obsolète.

Tiller Systems a voulu remédier au problème en mettant au point une caisse enregistreuse connectée, bon marché et surtout pratique, sur iPad !

La caisse Tiller permet d’abord de remplir les fonctions classiques de toute caisse enregistreuse qui se respecte, de manière plus simple et plus intuitive.

Lorsque le serveur enregistre le choix de ses clients, la cuisine en est immédiatement informée et peut éventuellement choisir que soit imprimé automatiquement le contenu de la commande.

Chaque serveur peut avoir son propre iPad, tout sera synchronisé par le logiciel pour une coordination optimale.

L’Addition révolutionne la caisse enregistreuse des restaurateurs

Solution caisse enregistreuse numérique sur Ipad pour restaurateur

L’Addition n’est pas une simple caisse enregistreuse. Grâce à des tablettes numériques et un logiciel spécifiquement pensé pour les métiers de la restauration, ce sont plus de 300 fonctionnalités qui sont proposées aux restaurateurs pour optimiser leur activité.

Imaginé en 2010, commercialisé depuis 2013, le concept de cette application sur tablette est simple : s’occuper de toute la gestion de A à Z.

L’Addition permet donc de prendre des réservations en ligne, d’envoyer les commandes en cuisine, d’analyser le succès des produits et de simplifier l’aspect comptable.

Olivier Repessé, un pur produit franc-comtois passé par Dole, rencontre un succès inattendu : en trois ans, son application a attiré plus de 1500 clients dans toute la France. Les établissements de ses clients vont du triporteur à des grands restaurants.

Blogresto et la caisse enregistreuse en restauration

Un logiciel de caisse est une application installée sur une caisse enregistreuse qui vous permet d’améliorer votre productivité ainsi que de gérer votre comptabilité en restauration.

On le définit sécurisé quand, contrairement à plusieurs logiciels permissifs encore disponibles dans le commerce, il laisse des traces dans votre comptabilité pour chacune de vos opérations.

Par exemple, aucun logiciel sécurisé ne vous permettra de dissimuler des opérations, de travailler sur une date différente de celle du jour effectif, de réaliser un abandon de saisie de vente ou d’annuler un ticket encaissé sans que cela soit inscrit dans votre comptabilité.

Si votre logiciel, au contraire, vous permet de modifier les données enregistrées, vous êtes tenus de le changer depuis le 1er janvier 2018.

La transformation numérique en restauration est un enjeu majeur pour tous les restaurants ! Commencer à digitaliser son restaurant avec une bonne caisse enregistreuse est un début. Si vous êtes entrepreneur, sachez que vous pouvez inclure ce matériel dans le business plan pour un restaurant.

Et vous, quelle solution préférez vous en restauration ? Quelle caisse enregistreuse utilisez-vous dans votre restaurant ?

2 Réponses

  • Bonjour,
    installé dans un petit village Drômois en EIRL non assujettit à la TVA, et réalisant un CA inférieur à 60 000€, je réalise encore mes additions à la main ! , aussi efficace et rapide pour moi, étant donné la faible fréquentation du lieu, et le peu de travail que cela représente.
    Dois-je obligatoirement m’équiper d’une caisse enregistreuse à partir du 1er Janvier 2018?
    Je vous remercie d’avance de votre réponse, cordialement
    C.Jacquemain

  • Bonjour @jacquemain

    Les commerçants et restaurateurs qui utilisent un système d’encaissement non doté de logiciel ne seront pas forcés officiellement (pour le moment…) à se doter d’une caisse enregistreuse.
    C’est le cas de tous les commerçants et restaurateurs qui, par exemple, rédigent leurs factures manuellement, réalisent leur comptabilité avec des tableaux Excel, ne calculent pas leur solde journalier ou utilisent encore une caisse enregistreuse numérique.

    Je peux comprendre que dans un établissement peu fréquenté vous avez le temps de réaliser vos additions à la main mais je ne suis pas d’accord sur la rapidité et l’efficacité !
    Il peut paraître difficile en pratique d’avoir des documents irréprochables (comptabilité et surtout copies des notes manuelles, main courante…) pour justifier du détail des recettes.
    De plus les nouvelles caisses enregistreuses vous apportent également des solutions dans la gestion des stocks, marges, fidélisations… pour ne citer que ces 3 exemples !
    Vous trouverez de nombreuse start-up ou fournisseur historique proposant des produits abordables.
    Cordialement.

Rédigez votre commentaire